Biuro, jako miejsce pracy, od kilku lat podlega rewolucyjnym zmianom. Dzisiejsze rozwiązania od lat stosowane są w coworkach (biurach współdzielonych), które przeżywają właśnie dynamiczny rozwój i poszerzają grono klientów. To dzięki wykorzystaniu zdobytego przez lata know-how. Obecnie z ich doświadczeń powinien korzystać każdy gracz rynku biurowego.
Przykład gdańskiego coworkingu O4, mieszczącego się w Olivia Centre w Gdańsku, pozwala jak w soczewce dostrzec korzyści płynące z wykorzystywania biur współdzielonych przez zarówno rozwijające się przedsiębiorstwa, jak i największe globalne korporacje. Ich ofertę zaczęły dostrzegać nawet uczelnie wyższe, lokując w nich projekty badawczo-rozwojowe. Zyskują na tym zarówno same coworkingi, ich najemcy, jak i centra biznesowe, które wpuszczają operatorów na swój teren.
U podstaw popularności coworkingów leży ewolucja naszego myślenia o pracy, jak i o przestrzeni biurowej. Zmiany w schematach myślenia wielu menedżerom pozwoliły otworzyć oczy na znacznie elastyczniejsze podejście do wykonywanych zadań przez ich pracowników. Praca stacjonarna niesie ze sobą szereg korzyści, jednak nie muszą one realizować się w sztywnych, sformalizowanych ramach. Efektem uwolnienia rynku jest multiplikacja opcji i uproszczenie zasad. Czas pokazał, jak korzystnie wpłynęło to na rynek biurowy. Firmy wynajmują mniejsze powierzchnie, gdyż w ostatnich latach nauczyły się elastyczności i optymalizacji przestrzeni. Dla właścicieli i operatorów biur oznacza to lepszy mix najemców, a przez to różnorodne środowisko biznesowe, znacznie chętniej współpracujące ze sobą, a także mniejszy poziom uzależnienia od strategicznie ważnych, największych najemców ich powierzchni. Wszystkie te cechy od zarania charakteryzują coworkingi, a dzięki swojej elastyczności przyciągają one do siebie coraz więcej i coraz bardziej różnorodnych najemców.
Początki coworkingu O4 sięgają 2015 roku, kiedy sam koncept nie był jeszcze popularny. Wtedy ograniczał się do oferty wynajmu modułów, przygotowanych dla kilkunastu stanowisk pracy, skupionych na 2000 m.kw., na których oprócz biur czekały zagospodarowane kuchnie, miejsca relaksu, spotkań i stref pracy cichej.
Korzyścią dla start-up’ów były proste zasady. Wchodzący do takiego biura nie musiał znać się na najmie komercyjnym, rozumieć, czym są service-charge’e i add-ony oraz – co pewnie najważniejsze – deklarować się na 5 czy 7 lat.
Jak deklaruje Marta Moksa, dyrektor coworkingu O4, rozwój tej formy przestrzeni biurowych brzmi prosto i wydaje się łatwy, ale dla operatora wcale taki nie jest: Rozwój i skalowanie biur flex radykalnie przyspieszyło dopiero niedawno – wcześniej wymagało ewangelizowania i rynku, i klientów, i agentów, naprawiania setek nienaprawialnych błędów, popełnianych w związku z efektem nowości (głównie na etapie projektowania i tzw. hardware’u), doskonalenia procesów administracyjnych i operacyjnych. O4 Coworking przeszło bodaj wszystkie bolesne lekcje. Od „pięknych, ale niekoniecznie funkcjonalnych” kuchni i mebli, które zmusiły nas do remontów i poprawek, po zrozumienie realnych i, co ciekawe, wciąż zmieniających się potrzeb klientów.
Po prawie 10 latach działalności O4 oferuje usługę, która radykalnie wykracza poza pierwotnie rozumiany termin biur serwisowanych. Kompleksowa obsługa rozwijających się firm wymaga znacznie więcej niż jedynie organizacji dobrej jakości i przyjaznej przestrzeni do pracy. Użytkownicy biur współdzielonych, będąc w kluczowej fazie rozwoju swojego biznesu, chętnie korzystają ze wsparcia wielu procesów związanych z prowadzeniem przez nich działalności gospodarczej. Tak jak dla nich oznacza to spore odciążenie od obowiązków, dla operatora przestrzeni biurowej stanowi szansę na stworzenie dodatkowej usługi, podnoszącej satysfakcję z prowadzenia biznesu w danej lokalizacji.
Widzimy, że klienci coworkingów i flexów nie potrzebują jedynie „biura”. Potrzebują wsparcia w opiece nad swoimi pracownikami, rekrutacji i budowaniu zgranych zespołów, wzmacniania prestiżu w oczach klientów, wygody i wyręczania w zajmowaniu się uciążliwymi, czasochłonnymi, ale niezbędnymi „drobnostkami”. Wreszcie potrzebują biznesowych kontaktów – networking i budowanie społeczności to największe wyróżniki O4 (10 lat doświadczeń w tym zakresie czyni nas ekspertem w wszelkich „do’s and dont’s” takiej działalności) – podsumowuje Marta Moksa. Zapewnianie dodatkowych usług nie tylko podnosi satysfakcję wynajmujących, ale także podnosi konkurencyjność danego coworkingu i daje szansę na dalszy rozwój.
Nie bez przyczyny potencjał coworkingów już dawno dostrzegły duże korporacje, które w elastyczności i wygodzie zarządczej widzą ogromną szansę i ulgę. Do tego oferują to, co w tradycyjnych biurach nie zawsze jest dostępne: społeczność – kreatywne, chętne do współpracy i nowoczesne środowisko, pozytywnie stymulujące rozwój i nowe idee.
To dla tych dużych, którzy namawiają ludzi do przychodzenia do biur jest potężny argument. Kiedy pracownicy mogą sami wybierać dni w biurze, kluczowym czynnikiem jest, że… nie będą w nim sami! Więc jak ktoś z dużej organizacji przyjdzie do flexa i nawet w jego biurze nie ma zbyt wielu współpracowników, to już w coworkingowych kuchniach, przy piłkarzykach czy w strefach chillu są! – podkreśla Marta Moksa. Korporacje dostrzegają jeszcze jedną korzyść z ofert coworkingów w centrach biznesowych: mają pod ręką w pełni gotową, doskonale przygotowaną przestrzeń, którą mogą wykorzystywać na potrzeby realizacji czasowych projektów. Pod ręką mają powierzchnie biurowe, które dostępne są bez potrzeby prowadzenia skomplikowanych i rozciągniętych w czasie negocjacji, skomplikowanych umów, wiążących strony na wiele lat.
Rozwój usług dodatkowych w O4 to także przykład ewolucji myślenia o coworkingach. Ich wachlarz obejmuje obecnie wsparcie w klasycznych formach rekrutacji, ale także na przykład w postaci cieszącego się rosnącym zainteresowaniem speed-dating’u rekrutacyjnego. Najemcy mają pod ręką ofertę organizacji integracyjnych eventów firmowych, konferencje i spotkania z liderami biznesu, mówcami motywacyjnymi, pionierami w wielu segmentach rynku, którzy zarażają swoją otwartością, entuzjazmem i kreatywnością. Coworking rozwija także swoją współpracę z ośrodkami naukowymi, oferując pracodawcom unikalną możliwość promocji w środowisku ostatnich roczników najpopularniejszych kierunków studiów m.in. na Uniwersytecie Gdańskim, Politechnice Gdańskiej, Uniwersytecie WSB Merito.
Obecnie O4 zarządza 86 biurami, w których może pracować łącznie prawie 700 osób. W 2025 roku gdański coworking otworzy swoje setne biuro, dzięki poszerzeniu swojej działalności o nowe lokalizacje w Olivia Centre. Dotychczas działa w czterech budynkach na terenie tego największego centrum biznesowego, w których oferuje bardzo zróżnicowane przestrzenie. Od designerskich biur, sal spotkań i sal konferencyjnych zlokalizowanych na wysokich kondygnacjach budynków Olivii po liczące zaledwie 4 m.kw. biura, przygotowane w przestrzeniach współdzielonych. Dostępne są w nich nie tylko pełne zaplecze kuchenne i integracyjne, ale także wspomniana powyżej społeczność, wprowadzająca niczym nie zastępowalny gwar i życie w miejscu pracy.
Kreatywność, energia i sprawczość zespołu O4 Coworking zaowocowała fantastycznym rozwojem tego konceptu w Olivia Centre. Synergia, jaką tworzy w połączeniu z największym centrum biznesowym w Polsce, jakim jest Olivia Centre, została wykorzystana maksymalnie – mówi Bogusław Wieczorek, pełnomocnik zarządu Olivia Centre. My i nasi rezydenci czerpiemy szereg korzyści z istnienia społeczności O4-ian. Nierzadko nasi rezydenci stają się O4-ianami i odwrotnie. W coworku można lokować zespoły projektowe, a z drugiej strony – zapotrzebowanie na większą przestrzeń biurową jest realizowane przez Olivię. To oznacza, że klienci i zespół korzystają z tego samego adresu i miejsca, niezależnie od etapu rozwoju swojego biznesu.
