Rynek biurowy w ostatnich latach można podsumować jednym słowem: zmienność. Pandemia, zmiana modelu pracy z biurowej na hybrydową, zmiany kosztów energii, kodeksu pracy, kosztów pracy i wkroczenie sztucznej inteligencji powodują, że hasłem kluczem w sektorze nieruchomości komercyjnych można ogłosić „elastyczność”. Wygrywa ten, kto potrafi wsłuchiwać się w rynek i adaptować do zmian. To nie tylko wskazówka dla wszystkich, którzy prowadzą biznes, ale także dla całego sektora wsparcia biznesu: od dostawców materiałów biurowych czy owoców do biura, aż po właścicieli największych centrów biznesowych. Przy obserwowanym w ostatnich latach poziomie zmienności, każda z tych branży musiała nauczyć się funkcjonowania w nowej rzeczywistości.
Zmiany, jakie wszyscy obserwujemy powodują konieczność zatrudniania, zwolnień, dobierania powierzchni lub jej zwalniania, ponoszenia kosztów rearanżacji biur. A przy tak dynamicznych warunkach zewnętrznych działania te nierzadko wymagają naprawdę sporych umiejętności operacyjnych i sprostania także niemałym kosztom tych procesów.
To właśnie z tych powodów wybór lokalizacji, w której prowadzi się biznes ma kluczowe znaczenie. Realia ostatnich lat powodują, że nasi Rezydenci potrzebują partnerskiego podejścia i zrozumienia ich bieżących potrzeb i jeszcze więcej elastyczności – mówi Michał Klepczyński, dyrektor działu komercjalizacji w Olivia Centre. – W poprzednich latach częstsze były sytuacje, kiedy firmy dynamicznie rosły i potrzebowały skutecznego wsparcia z naszej strony w obszarze dobierania powierzchni. Co do zasady nie jest to wyzwaniem, jeśli powierzchnia jest dostępna w ramach tego samego budynku. Problem pojawia się, gdy zapotrzebowane rośnie w trakcie trwającego kontraktu, a możliwe opcje rozwoju są dostępne tylko w innych budynkach. Właśnie dla takich najemców była stworzona Olivia, gdzie 180k m2 powierzchni jest w rękach jednego podmiotu zarządzającego, który projektuje, komercjalizuje i zarządza wszystkimi powierzchniami. To pozwala nam przenosić rosnących rezydentów nawet w trakcie trwania umów najmu i umożliwić im rozwój na nowej większej powierzchni w ramach jednego budynku i kontaktu.
Obecnie tak dynamiczne scenariusze wzrostowe, jak w poprzednich latach zdarzają się rzadziej, firmy skalują się wolniej, a wzrost ich biznesu nie zawsze wiąże się ze wzrostem zapotrzebowania na powierzchnie. W związku z utrzymującym się modelem pracy hybrydowej znacznie częściej firmy potrzebują wsparcia w zakresie optymalizacji najmowanej powierzchni, a to rodzi szereg wyzwań, także po stronie zarządcy obiektu. Skalę wyzwań doskonale znają architekci, projektanci wnętrz i firmy wykonawcze, na których barkach leży dopasowanie zdawanej powierzchni do standardów, jakich oczekują nowi najemcy. Zadania stojące przed nimi są istotne, gdyż nawet jeśli zdawane biura wykończone są w wysokim standardzie, to nowy najemca ma swoje preferencje i nierzadko potrzebna jest znaczna rearanażacja przestrzeni, zanim będzie można wprowadzić się do zwalnianego biura. Jak potwierdza Artur Kuczyński, odpowiedzialny za biuro projektowe Design Anatomy, a także firmę wykończeniową Construction +, ilość takich zleceń z każdym rokiem rośnie: Co roku przebudowujemy po kilkadziesiąt tys. m.kw. różnego rodzaju powierzchni. Pracując w formule design & build możemy jednak znacząco ograniczyć budżety tych zadań i bardzo elastycznie podchodzić do realizacji projektów. Doświadczenie nauczyło nas tak organizować procesy, żeby zamiast generować zbędne koszty, koncentrować się na maksymalnym wykorzystaniu potencjału zastanych przestrzeni. Wspólna praca z klientem pozwala zapewnić wygodę i spokój zarówno klientom, jak i właścicielowi obiektu.
Przykładem rozwoju w mniejszej skali jest firma Sea Global działająca w zakresie inżynierii i doradztwa technicznego dla przemysłu energetycznego, w szczególności offshore. Dla firmy Sea Global wybór odpowiedniego środowiska pracy i otoczenia biznesowego pozostaje ważnym elementem rozwoju. Sea Global swoje biura ma w Olivia Centre, w którym po sąsiedzku znajdują się inne firmy z sektora energetyki, m.in: Polskie Sieci Elektroenergetyczne, Energa z Grupy Orlen, a także oddział spółki PEJ, odpowiedzialnej za budowę pierwszej polskiej elektrowni jądrowej oraz szereg innych, potencjalnych kooperantów i firm świadczących usługi wsparcia biznesu. Jak podkreśla Angelika Gojdycz, Operations & Marketing Specialist w Sea Global wnioski z wyboru położenia biura okazały się bardzo dobrym kierunkiem: Od początku obecności Sea Global w Polsce lokalizacja w Olivia Centre była pierwszym i logicznym wyborem. Istotnym elementem było również sprawne funkcjonowanie przestrzeni biurowej oraz dostęp do w pełni wyposażonej infrastruktury. Całość uzupełniało zaangażowanie zespołu Olivii i ich otwartość na potrzeby społeczności, co przekładało się na komfortowe i dobrze zorganizowane środowisko pracy.
W podobnym tonie wypowiadają się przedstawiciele również innych firm. Kamil Parafiniuk, członek zarządu Develocraft podkreśla, że jednym z celów, jakie postawiła sobie firma od początku istnienia było znalezienie lokalizacji, dzięki której mogli rozwijać swój biznes: Wybraliśmy to miejsce, ponieważ chcemy być częścią wizji, którą Maciej Grabski zapoczątkował w 2011 roku. To tutaj bije serce biznesowe Trójmiasta. Wybierając Olivię, staliśmy się częścią największego hubu biznesowego w Polsce Północnej. Kontynuujemy strategię zapoczątkowaną w 2025 roku, której celem jest przyciąganie zagranicznych inwestycji do Polski, ze szczególnym uwzględnieniem potencjału Gdańska. Prestiżowa lokalizacja, którą wskazujemy priorytetowo przy zapytaniach od inwestorów to duży atut. Co warto dodać, to w Olivii jest wiele firm, które rozpoczęły współpracę ze sobą, dzięki temu samemu miejscu prowadzenia biznesu.
Bywa również, że firmy próbują szukać podnajemców na własną rękę, ale to rzadko przynosi dobre efekty ze względu na brak znajomości rynku i brak zasobów kadrowych, doświadczonych w tego rodzaju procesach. Często są to trudne i czasochłonne procedury, wymagające najpierw znalezienia nowego najemcy, a potem zgrania w czasie kwestii finansowych, prawnych i technicznych, związanych z podziałem i dostosowaniem powierzchni zarówno dla zdającego jak i nowego najemcy – mówi Michał Klepczyński. – Z perspektywy zarządcy obiektu musimy patrzeć na wskaźnik najmu w pozostałych budynkach. Mówiąc wprost – wsparcie najemcy i wprowadzenie go do biura w trakcie trwania umowy głównego najemcy oznacza, że rezygnujemy z wypełnienia innej wolnej powierzchni w kompleksie. Podchodząc do współpracy w długim horyzoncie czasowym, bo w takim staramy się działać – to właśnie partnerskie podejście, elastyczność i wsparcie w trudnych sytuacjach budują naszą opinię na rynku, a przede wszystkim tworzą relacje i zaufanie. To często jest jednym z fundamentów przy wyborze Olivii jako miejsca dla dalszego rozwoju biznesu.
Dodatkowe możliwości dla najemców niesie obecność w obiekcie coworkingu, którego zasady najmu są z zasady znacznie bardziej elastyczne niż standardowych biur i często to właśnie coworking stanowi doskonałe rozwiązanie w okresach przejściowych, lub też w czasie realizacji przez najemców dłuższych projektów. Wartością dodaną są także wydarzenia specjalne, organizowane przez coworkingi dla swojej społeczności. Eventy, warsztaty i konferencje służą poszerzaniu wiedzy, ale przede wszystkim networkingowi i rozwojowi biznesu.
Jak podkreśla Marta Moksa, dyrektor O4 Coworking w Olivia Centre elastyczność wpisana jest w DNA O4: Gdy badamy satysfakcję naszych klientów, to właśnie elastyczność, otwartość na oczekiwania najemców i ich potrzeby należą do pierwszych skojarzeń z nami. Z tym, że to jednak elastyczność zawsze jest podkreślana, jako najważniejszy czynnik decydujący o satysfakcji najemcy. A my, interpretujemy ją na wiele sposobów: pierwszy to elastyczna forma najmu biura. Czyli najem przestrzeni biurowej na krótkie okresy, z opcją zmiany w każdym momencie. Zmiana może oznaczać szybkie dobranie przestrzeni na chwilę lub stałe, jej redukcję lub wręcz rezygnację z niej w momentach zawirowań. Ta możliwość luźniejszego związania jest dla wielu szefów kluczowa – ostatnie lata pokazały, że w jednym miesiącu możesz mieć 10 pracowników, w kolejnym 40, by za chwilę zejść do 5. Dzięki elastycznej umowie oraz dysponowaniu prawie setką biur (od 3- do 36-osobowych) jesteśmy w stanie być kluczowym partnerem operacyjnym naszych Klientów. W tej grupie potrzeb są też duże korporacje realizujące czasowe projekty lub otwierające nowe filie w Trójmieście. Dla nich także ważne jest, by móc korzystać z przestrzeni przez kilka-, kilkanaście miesięcy, by ostatecznie wynająć własne biuro, najczęściej w Olivia Centre.
O4 Coworking | Olivia Star
Jak podkreśla Marta Moksa, elastyczność to również potrzeba odpowiadania na wciąż zmieniające się potrzeby klientów: Nauczyliśmy się, że nie ma dla nas rzeczy niemożliwych. Event integracyjny? Pomożemy! Warsztat rozwojowy? Zrealizujemy. Rekrutacja, szczególnie młodych? Po to robimy 8. edycję Speed datingu rekrutacyjnego. Budowanie sieci kontaktów? Od tego mamy konferencje, które już na stałe weszły do naszego kalendarze: LeadWell i Captain’s lunch. Czasami zdarzają się także tak nietypowe prośby, jak wypożyczenie stołu do ping-ponga, a i im potrafimy sprostać.
Rozwój elastycznej formy wsparcia biznesu to wartość dodana w dużych centrach biurowych, oferujących możliwości, których nigdy nie zapewni mniejszy dostawca. Pozwala nie tylko rosnąć samym firmom, ale także wpływa na konkurencyjność centrum, a doświadczenia pokazują, że elastyczność i szeroki wachlarz wsparcia ma znaczenie zarówno dla przedsiębiorstw z sektora MŚP, jak i dużych korporacji.
